Az szja-törvény alkalmazásában hivatali, üzleti utazásnak minősül

• a magánszemély jövedelmének megszerzése érdekében, a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges utazás - munkahelyre, a székhelyre vagy a telephelyre a lakóhelyről történő bejárás kivételével -, ideértve különösen a kiküldetés (kirendelés) miatt szükséges utazást is, továbbá

• az országgyűlési képviselő, a polgármester, az önkormányzati képviselő e tisztségével összefüggő feladata ellátása érdekében szükséges utazás (a lakóhelytől való távollét).

A gépjárművek üzemeltetésével kapcsolatos költségek üzemanyagköltségből és fenntartási, javítási, felújítási költségekből állnak, így például nem része az üzemeltetési költségeknek az úthasználat díja, a garázsbérleti díj, a parkolás díja.

Az üzemanyag-felhasználás költségét az útnyilvántartásban szereplő üzleti (hivatalos) célból megtett kilométerek alapján a kormányrendeletben meghatározott fogyasztási normák figyelembevételével lehet elszámolni. A kormányrendelet egyrészt gépkocsitípusonként, másrészt a gépkocsi lökettérfogata szerint határozza meg a fogyasztási normát. A magánszemély választhat a kétféle fogyasztási norma közül. Egy negyedéven belül azonban vagy az egyik, vagy a másik mértéket lehet alkalmazni, a kétféle fogyasztási normát vegyesen nem.

Az üzemanyag áraként vagy az APEH által közzétett ár, vagy a számlák szerinti üzemanyagár vehető figyelembe a költségelszámolás során azzal, hogy negyedéven belül ebben az esetben is csak egyféle módszer alkalmazható.

A magánszemélynek a saját tulajdonú gépjármű tulajdonjogát - az szja-törvény bizonylatmegőrzésre vonatkozó szabályainak betartásával - a kötelező gépjármű felelősségbiztosítás befizetését igazoló szelvénnyel kell igazolnia, amelyet az adó megállapításához való jog elévüléséig meg kell őrizni.

I. Kifizető érdekében használt járművek

I.1. A magánszemély saját tulajdonában lévő járművek

A magánszemély a saját tulajdonában lévő személygépkocsi hivatalos (üzleti) célú használatáért alapvetően kétféle formában kaphat költségtérítést.

a) A költségtérítés egyik módja az, amikor útnyilvántartás alapján a ténylegesen megtett utak figyelembevételével, vagy átalány alapján részesül költségtérítésben a magánszemély. Erre legtöbbször akkor kerül sor, amikor a saját személygépkocsiját rendszeresen használja hivatalos célra.

A költségtérítés címén kapott összeg ekkor adóköteles bevételnek számít, amellyel szemben a felmerült költségek az üzleti (hivatali) utakra (futásteljesítmény) elszámolhatók.
A bevétellel szemben a költségek elszámolása – a magánszemély választásától függően – kétféle módszerrel történhet.

Az egyik módszer szerint

• üzemanyagköltség címén a kormányrendeletben meghatározott fogyasztási norma szerinti üzemanyag-mennyiség és az APEH által közzétett ár szorzataként meghatározott összeg, vagy a számlával (számlákkal) igazolt üzemanyag-vásárlás vehető figyelembe azzal, hogy a számla alapján figyelembe vett üzemanyag-mennyiség nem lehet több mint az üzemi használatra az üzemanyag-fogyasztási normával számított mennyiség, továbbá

• a számlával (bizonylattal) igazolt fenntartási, javítási és felújítási költségek számolhatók el a hivatali célú használat arányában.

Az üzemanyagköltség elszámolásánál nem alkalmazhatja az APEH által közzétett üzemanyagárat az a magánszemély, aki az üzemanyag forgalmi adóját az áfatörvény szabályai szerint levonja. Ilyenkor az üzemanyagköltség elszámolása – az áfa levonása után – kizárólag tételesen, számlák alapján történhet.

Mivel a költségtérítéssel szemben csak a hivatalos célú használatra jutó költségeket lehet érvényesíteni, a helyes arány megállapítása céljából a hivatalos utakról útnyilvántartást kell vezetni. (Az útnyilvántartást egyébként a járművekkel kapcsolatos költségelszámolás alapbizonylatának kell tekinteni.)

Az útnyilvántartásban fel kell tüntetni a gépjármű típusát, forgalmi rendszámát, az üzemanyagnormát és mindazokat az adatokat, amelyek a költségelszámoláshoz szükségesek, így többek között a kilométeróra állását az év első és utolsó napján és a hivatali, üzleti célból megtett kilométereket.

A költségelszámolás másik módszere lényegesen egyszerűbb. Ekkor az előzőekben már ismertetett üzemanyagköltség mellett a számlák, bizonylatok alapján elszámolt egyéb járműhasználattal összefüggő költségek helyett a kilométerenkénti 9 forint általános személygépkocsi-normaköltség vehető figyelembe.

A magánszemély választhat a kétféle módszer között, választása azonban egész évre és valamennyi általa használt személygépjárműre vonatkozik. Abban az esetben, ha a magánszemély a saját tulajdonban lévő személygépkocsi hivatali (üzleti) célú használatára tekintettel útnyilvántartás alapján költséget számol el, akkor számolnia kell azzal is, hogy a költségelszámolás miatt cégautóadó fizetésére kötelezett. A cégautóadó fizetésével kapcsolatos tudnivalók a 31. számú tájékoztató füzetből ismerhetők meg.

b) A magánszemély saját személygépjárművének hivatali célú használatáért a kifizetőtől kiküldetési rendelvény alapján is kaphat költségtérítést. Az szja törvény kötelezően előírja a kiküldetési rendelvény tartalmi követelményeit.

Eszerint a kiküldetési rendelvény a kifizető által két példányban kiállított bizonylat, amely tartalmazza a magánszemély nevét, adóazonosító jelét, a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát, a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát, a futásteljesítményt, az utazás költségtérítését, az élelmezési költségtérítést, valamint ezen költségtérítés(ek) kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.).

A kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizetőnek, másolatát a magánszemélynek a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával kell megőriznie.

A kiküldetési rendelvénnyel kapcsolatban fontos hangsúlyozni, hogy 2009. január 1-jétől nem csak a munkaviszonyra tekintettel állítható ki kiküldetési rendelvény, hanem más jogviszonyok (pl. megbízás, tagi, vezető tisztségviselői, választott tisztségviselői jogviszony, stb.) alapján is. Amennyiben a térítés mértéke nem több a jogszabály szerint igazolás nélkül elszámolható mértéknél [ez a mérték a hivatalos célra megtett kilométerekre a kormányrendeletben meghatározott üzemanyag-fogyasztási norma alapján az APEH által közzétett üzemanyagárral számított üzemanyagköltség és a kilométerenkénti 9 forint (általános személygépkocsi-normaköltség)], akkor azt nem kell bevételként figyelembe vennie a magánszemélynek.

Ez azt is jelenti a gyakorlatban, ha a magánszemélynek más jogviszonya miatt további hivatali, üzleti útja van (pl. egyéni vállalkozó), akkor a bevételnek nem számító költségtérítéssel érintett utakat magáncélúnak kell tekinteni, a többi tevékenységével összefüggő üzleti célból megtett utak tekintetében választhat, hogy az üzemanyagköltség elszámolása mellett a kilométerenkénti 9 forintot alkalmazza, vagy a számlák alapján az üzleti célból megtett utak arányában számolja el azokat.

Abban az esetben, ha a kifizető a kiküldetési rendelvény alapján a jogszabályban meghatározott mértéket meghaladó térítést fizet, akkor a teljes összeg adóköteles bevételnek minősül.
A költségelszámolást illetően ekkor a magánszemélynek választási lehetősége van. Vagy az igazolás nélkül elszámolható összeget veszi figyelembe költségként, és a térítés fennmaradó része után fizet az adott jogviszonyra tekintettel adót, vagy a felmerült költségeket a hivatali célból megtett utakra a hivatali és a magáncélból megtett utak arányában számolja el igazolás (számla, más bizonylatok) alapján.
Ez utóbbi választás azt is jelenti a gyakorlatban, hogy a költségelszámolásra tekintettel - a személygépkocsi tulajdonosának, illetve akkor is, ha annak pénzügyi lízingbevevője a magánszemély - cégautóadót kell fizetni.

c) Amennyiben a magánszemély saját tulajdonú tehergépjárművét használja a kifizető érdekében, akkor költségei megtéríthetők útnyilvántartás vagy kiküldetési rendelvény alapján. Lényeges különbség azonban, hogy a 9 forint személygépkocsi-normaköltség, illetve a kiküldetési rendelvény alapján igazolás nélkül elszámolható költségek szabálya tehergépjárművek esetében nem alkalmazható.

I.2. Nem saját tulajdonban lévő járművek

a) Abban az esetben, ha a magánszemély nem a saját tulajdonában lévő, kizárólag üzemi célt szolgáló járművet használ hivatali, üzleti célra, akkor elszámolható

• az igazolt bérleti, vagy lízingdíj (ez alól kivétel a személygépkocsi bérleti vagy lízingdíja);

• az útnyilvántartás alapján a norma szerinti üzemanyag mennyiség figyelembevételével számla alapján, vagy az APEH által közzétett üzemanyagár alapulvételével megállapított üzemanyagköltség;

• számla szerinti egyéb költség, amennyiben az a szerződés alapján a magánszemélyt terheli.

b) Nem saját tulajdonban lévő személygépkocsi hivatali, üzleti célú használata esetén a személygépkocsi bérleti vagy lízing díja címén a költségként figyelembe vehető összeg több személygépkocsi esetén sem haladhatja meg a bevétel 1 százalékát, egyébként ilyen címen a magánszemély költséget nem számolhat el.

A nem saját tulajdonú személygépkocsi üzemi célú használata esetén útnyilvántartás alapján elszámolható az üzemi használat arányában

• a norma szerinti üzemanyag mennyiség figyelembevételével számla alapján, vagy az APEH által közzétett üzemanyagár alapulvételével megállapított üzemanyagköltség, valamint

• a számla szerinti egyéb költség, amennyiben az a szerződés alapján a magánszemélyt terheli.

Emlékeztetőül azt is fontos megjegyezni, amennyiben a személygépkocsi nem saját tulajdonban van, akkor a hivatali, üzleti célú használatra tekintettel a kiküldetési rendelvényhez kapcsolódó kedvező szabály nem alkalmazható.

II. Munkába járás

Abban az esetben, ha a magánszemély más helységben lakik, mint ahol a munkaszerződés szerint a munkavégzésének a helye van, akkor a munkáltató a munkavállaló munkába járásával kapcsolatos költségeit megtérítheti, illetve bizonyos esetekben köteles azt megtéríteni. Nem tartozik az adóalapba – azaz gyakorlatilag adómentesen adható – a költségtérítés, ha annak összege nem haladja meg a munkában töltött napokra a munkahely és a lakóhely között közforgalmi úton mért oda-vissza távolság figyelembevételével kilométerenként a 9 forintot. Ez az összeg nem tévesztendő össze az általános személygépkocsi normaköltséggel, mivel a munkába járás költségtérítése mellett további költségek (például a benzinköltség) nem számolhatóak el. Ez egyben azt jelenti, hogy a költségtérítés kilométerenként 9 forintot meghaladó része a magánszemély munkaviszonyból származó jövedelmének minősül.

A munkáltató a kilométerenkénti 9 forint költségtérítést abban az esetben köteles biztosítani, ha 9 78/1993 (V.12) kormányrendelet 2. § a) pont

• a munkavállaló állandó vagy ideiglenes lakóhelye és munkahelye között nem közlekedik tömegközlekedési eszköz;

• a munkavállaló munkarendje miatt tömegközlekedési eszközt nem vagy csak hosszú várakozással tudna igénybe venni;

• a munkavállaló mozgáskorlátozottsága miatt nem képes tömegközlekedési eszközzel közlekedni.

E térítés annak is adható, akinek nincs saját tulajdonban lévő személygépkocsija. A mozgáskorlátozott munkavállaló esetén a munkába járásra tekintettel akkor is fizethető a kilométerenkénti 9 forint költségtérítés, ha a munkába járás a közigazgatási határon belülről történik. Ha a magánszemély munkába járásra tekintettel kap költségtérítést, akkor emiatt nem fizet cégautóadót

III. Az önálló tevékenységet folytatók – ide nem értve az egyéni vállalkozókat – járműveivel kapcsolatos költségek elszámolása

Az önálló tevékenységet folytató magánszemélyek a bevétel megszerzése érdekében felmerült és e tevékenységükhöz használt jármű üzemeltetésével kapcsolatos költségeiket útnyilvántartás vezetése mellett a hivatali, üzleti célból megtett utakra számolhatják el. A költségeiket a I. pontban foglaltak szerint számolhatják el. Amennyiben az önálló tevékenységet végző magánszemély a személygépkocsi használatával kapcsolatban kiküldetési rendelvény alapján kap költségtérítést, akkor arra a I.1.b) pontban foglaltak az irányadók. A költségelszámolás okán a saját tulajdonban lévő, vagy a magánszemély által pénzügyi lízingbe vett személygépkocsi esetében felmerül a cégautóadó fizetési kötelezettség is. Az ide vonatkozó részletes tudnivalók a 31. számú tájékoztató füzetből ismerhetők meg.

Mezőgazdasági őstermelőkre vonatkozó további szabályok

Mezőgazdasági őstermelők esetében a kizárólag üzleti célt szolgáló járművek beszerzési ára értékcsökkenési leírás keretében számolható el az szja-törvény 11. számú mellékletében foglaltak szerint azzal, hogy a személygépkocsi a mezőgazdasági őstermelők esetében sem tekinthető kizárólag üzleti célt szolgáló járműnek.

A járművek után - a személygépkocsi kivételével - értékcsökkenési leírást csak a kormányrendeletben meghatározott regisztrált mezőgazdasági termelő, valamint a mezőgazdasági őstermelő jogosult elszámolni. A termőföldről szóló törvény szerint az adóév utolsó napján családi gazdálkodónak minősülő magánszemély és a családi gazdaságban nem foglalkoztatottként közreműködő családtagja a családi gazdaság részét képező, vagy ahhoz tartozó személygépkocsinak nem minősülő járműnek az üzembe helyezés időpontjára megállapított beruházási költségét - választása szerint - az üzembe helyezés adóévében jogosult egyösszegben költségként elszámolni. Személygépkocsinak nem minősülő járművek esetében élhet a beszerzési ár egyösszegű elszámolásával az az őstermelő is, aki a tevékenységet jogszabályban megjelölt hátrányos helyzetű térségben folytatja.

Az önálló tevékenységet folytató magánszemélyek közül speciális szabály vonatkozik a mezőgazdasági őstermelőre, aki útnyilvántartás vezetése helyett - függetlenül az üzemeltetett személygépkocsik számától - havi 500 kilométer utat számolhat el saját tulajdonú személygépkocsi üzleti célú használata címén. Ezt a költség-elszámolási módot csak a teljes adóévre - illetőleg az adóéven belül a tevékenység teljes időtartamára - lehet alkalmazni. Amennyiben az őstermelő ezt a módszert választja, akkor az üzemanyagköltség a norma szerinti üzemanyag-mennyiség és az APEH által közzétett ár alapulvételével, a fenntartási költségek pedig kizárólag a kilométerenkénti 9 forint általános személygépkocsi-normaköltség alkalmazásával számolhatók el. A költség elszámolásának a napja az év mindazon hónapjának első napja, amelyre vonatkozóan a mezőgazdasági őstermelő 500 kilométer átalányt számolt el.

Azokra a hónapokra vonatkozóan, amikor e címen költséget számol el, cégautóadót is kell fizetnie.

IV. Egyéni vállalkozók járműveivel kapcsolatos költségek elszámolása

Egyéni vállalkozók esetében is a részletes útnyilvántartás szolgál a költségelszámolás alapjául azzal, hogy abba csak a hivatali célból megtett utakat lehet beírni.

Költség kizárólag az egyéni vállalkozói tevékenységgel összefüggő üzleti célból megtett utak alapulvételével számolható el. Amennyiben az egyéni vállalkozó bevételnek nem számító költségtérítést kapott kiküldetési rendelvénnyel más jogviszonya alapján, akkor az útnyilvántartásába a kiküldetési rendelvénnyel megtett utakat nem kell beírnia, és ha a fenntartási költségeit a hivatali és az üzleti célból megtett utak arányában kívánja elszámolni, akkor a rendelvénnyel megtett útszakaszt a magáncélból megtett utaknál kell figyelembe vennie az arányosításnál.

A kizárólag üzleti célt szolgáló járművek esetében - a személygépkocsi kivételével - az szja-törvény 11. sz. mellékletének II. pontjában foglalt rendelkezés alkalmazható a beszerzési ár költségek közötti elszámolására.

A személygépkocsi-bérbeadó vagy személyszállító tevékenységet folytató egyéni vállalkozónál a tevékenység tárgyát, illetve eszközét képező személygépkocsi kizárólag üzleti célt szolgáló tárgyi eszköznek minősül 2009. február elsejétől, ha az egyéni vállalkozó azt más célra részben sem használja, és üzleti nyilvántartásai ezt egyértelműen alátámasztják. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy az e tevékenységekhez használt személygépkocsi beszerzési ára értékcsökkenési leírás keretében elszámolható. Minden más esetben a személygépkocsi beszerzési árának maradéktalan elszámolására nincs mód, az üzembe helyezés időpontjában érvényesíthető a bevétel 1 százalékáig egy személygépkocsi beszerzési árának a 10 százaléka átalányamortizáció címén.

Személygépkocsi bérleti vagy lízing díja címén a költségként figyelembe vehető összeg több személygépkocsi esetén sem haladhatja meg a bevétel 1 százalékát, de kivételt képeznek ez alól a személygépkocsi-bérbeadást vagy személyszállító tevékenységet szolgáló személygépkocsik, amelyek esetében a bérleti díj, illetőleg a vonatkozó rendelkezés szerint a lízing díja elszámolható.

Ettől függetlenül a bevételt csökkentő kedvezményeknél, a kisvállalkozói kedvezmények között vállalkozási tevékenységet közvetlenül szolgáló, kizárólag üzemi célú tárgyi eszköznek minősül a korábban még használatba nem vett személygépkocsi is,

1. feltéve, hogy a kisvállalkozói kedvezmény érvényesítése esetén az egyéni vállalkozó az adott személygépkocsi után az érvényesítést követő négy adóévben - legfeljebb azonban a szja-törvény 49/B. § (14) bekezdés a), d) és e) pontjában szabályozott esetek bármelyikének bekövetkeztéig -, cégautóadót fizet,

2. ha a személygépkocsi-bérbeadó vagy személyszállító tevékenységet folytató egyéni vállalkozó tevékenységének tárgyát, illetve eszközét képezi, azt más célra részben sem használja, és ezt üzleti nyilvántartásai egyértelműen alátámasztják (vagyis emiatt nem kell cégautóadót fizetnie, de ha költséget számol el a bevételével szemben, akkor már kell).

Az egyéni vállalkozónak is lehetősége van arra, hogy útnyilvántartás vezetése helyett - saját tulajdonú személygépkocsi használata címén, függetlenül az üzemeltetett személygépkocsik számától - havi 500 kilométernek megfelelő költséget számoljon el a személygépkocsi üzemi célú használata miatt. Ezt az elszámolási módszert is csak a teljes adóévre - illetőleg az adóéven belül a tevékenység teljes időtartamára - lehet alkalmazni.

Amennyiben az egyéni vállalkozó ezt a módszert választja, akkor az üzemanyagköltség a norma szerinti üzemanyag-mennyiség figyelembevételével APEH által közzétett ár alapulvételével, a fenntartási költségek pedig kizárólag a kilométerenkénti 9 forint általános személygépkocsi-normaköltség alkalmazásával számolhatók el. A költség elszámolásának a napja ebben az esetben is az év mindazon hónapjának első napja, amelyre vonatkozóan az egyéni vállalkozó 500 kilométer átalányt számolt el. Azokra a hónapokra vonatkozóan, amikor az egyéni vállalkozó e címen költséget számol el, cégautóadót is kell fizetnie.

2009. januárban alkalmazandó szabályok

A 2009. február 1-jei hatálybalépésre tekintettel 2009. évben január hónapra még a „régi” szabályokat kell alkalmazni, vagyis az szja-törvény szerinti cégautóadó megfizetésével a magáncélú használat miatt felmerült költség is elszámolható azzal, ha az egyéni vállalkozó nem alkalmazza az általános személygépkocsi-normaköltséget (9 forint kilométerenként), akkor pl. 20 százalék értékcsökkenés egy tizenketted része is elszámolható.

V. Autópálya-matrica

Az autópálya-matrica vásárlására fordított kiadásból a magánszemély saját (vagy bérelt) személygépkocsijának hivatali, üzleti használata esetén a matrica érvényességi időszakában - útnyilvántartással alátámasztott tételes kimutatás alapján, a díjköteles útszakaszon hivatali, üzleti célból megtett utakra - számolhat el költséget.

A kifizető, külföldi székhelyű jogi személy, egyéb szervezet által biztosított személygépkocsi magáncélú használata, továbbá azzal összefüggésben az úthasználatra jogosító bérlet, jegy juttatása az szja-törvény szerint adómentes természetbeni juttatásnak minősül.

Amennyiben a magánszemély a saját gépkocsiját használja hivatali, üzleti célra és a kifizető autópálya-matricát, jegyet úgy juttat a magánszemélynek, hogy azt meg is veszi, akkor emiatt nem keletkezik sem a juttatónak, sem a juttatásban részesülőnek adófizetési kötelezettsége még akkor sem, ha saját célra is használja azt a magánszemély.

VI. Társaságok tulajdonában lévő járművek

A társasági adóról és az osztalékadóról szóló törvény hatálya alá tartozó adózó a járművek bekerülési értékét (beszerzési árát) a tárgyi eszközökre vonatkozó általános szabályok szerint számolhatja el. Ebből következik a számviteli elszámolásra és a társasági adóalap meghatározására egyaránt érvényes főszabály, hogy ezen eszközök bekerülési értékét értékcsökkenési leírás útján kell figyelembe venni.

A Tao. törvény alanya a tulajdonában lévő gépjárműve(i) beszerzési, fenntartási, karbantartási, javítási, valamint üzemanyag-költségeit a számviteli törvény előírásának megfelelően kizárólag szabályszerűen kiállított számlák alapján érvényesítheti. Az ilyen módon dokumentált költségeket a Tao. törvény az adóalapnál is elismeri.